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淺談施工企業如何進一步提升項目管理質量

日期:2017年03月17日    來源:深圳中鐵二局    作者:鄭述君   

內容摘要:筆者根據多年從事內部審計工作經驗,通過工程項目審計過程中發現的問題,并結合所在單位經濟活動分析資料和上級審計機構、國家審計機關審計成果,對發現的問題應采取的應對措施進行歸納整理,重點闡述施工企業如何進一步提升項目管理質量,從而達到提高企業經濟效益為目的。

關鍵詞:施工企業  提升  管理質量  提高  經濟效益


目前,由于經濟市場逐步透明化,我國的施工企業普遍存在利潤薄,稍有管理不善就將面臨虧損的局面。雖然大部分施工企業對項目的管控能力有所加強,但部分管理問題在后續項目管理中仍然存在,為進一步提高項目管理水平,增強項目盈利能力,筆者結合多年從事工程項目審計、虧損項目審計、經濟責任審計、管理績效審計、內控審計、各類專項審計等發現的項目管理問題,并結合所在單位多期經濟活動分析資料和上級審計機構、國家審計機關相關審計成果,現對施工企業如何提升工程項目管理質量進行如下闡述:

一、充分做好標前調查和標前測算,嚴格履行投標決策和審批程序,從源頭上控制風險

(一)存在的問題

從施工企業存在的工程項目虧損情況看,出現不同程度的虧損局面與工程項目投標存在較大關系,主要體現在:項目概算漏項、措施費考慮不足、臨設費用嚴重偏低等。導致上述問題的主要原因是:事前未對工程項目進行深入的標前調查和標前成本測算,對招標文件研究不夠深入,倉促投標;另外,為打入區域市場的政治性工程,也是造成虧損的重要原因之一。

(二)管理建議

施工企業在今后投標過程中,應做好現場實地考察,根據招標文件和現場實地考察情況,編制相對準確的施組和技術方案,認真進行標前測算和可行性分析,合理報價,按工程項目標準化管理要求嚴格履行投標決策程序,從源頭上控制風險,特別是為打入區域市場的政治性工程,應謹慎策劃。

二、加強分包隊伍引進關,謹慎決定分包模式,確保施工安全與質量

(一)存在的問題

施工企業部分工程項目虧損嚴重,除工程項目部自身管理原因外,很大程度上是受分包模式及分包隊伍的影響。施工過程中因分包隊伍不服從管理、施工能力不足、勞務糾紛不斷等原因,造成較大安全質量事故,加上不得不中途清退相關隊伍,導致較大經濟損失和信譽損失。 

(二)管理建議

一是加強對分包單位引進前的資信調查,評估分包風險;

二是根據調查結果,結合項目的具體特點和要求,因地制宜地采用合規的分包模式,要盡量避免對方以我方名義直接參與施工,造成更大風險和損失;

三是嚴把分包隊伍引進關,堅持“誰引進誰負責”原則,從源頭上做到對分包隊伍可控;

四是規范分包核算,原則上不再采用“一拖二”(將成本拆分為人工費和材料費)、“一拖三”(將成本拆分為人工費、材料費和機械費)的核算模式,避免因管理不到位造成更大的風險和損失;

五是對因特殊情況,必須執行“一拖二”、“一拖三”核算模式的項目,項目部應提早策劃,制定詳細、具體的措施,派出經驗豐富的項目管理團隊,并加強過程監督,確保實現管理目標;

六是加強分包隊伍施工安全質量管控,加大責任追究處罰力度。施工企業安質環保部、管理稽查隊深入基層項目,對檢查發現的問題及時下達整改通知書,并限時整改,縮短安全質量問題整改復查時間,各項目安質環保部門需通過對各分包隊伍施工現場安全質量的不斷檢查、復查,確保所在項目的施工安全質量在可控范圍內。

三、加強合同評審,控制合同風險,杜絕“點子”合同,進一步細化合同管理的獎罰激勵措施

(一)存在的問題

一是部分工程項目實質上是“點子”合同(即采取大包模式只收取管理費的合同)依然存在,部分項目普遍采取“陰陽”分包合同,實際上是根據業主計價按比例收取管理費,存在分包隊伍偷工減料未按設計施工的現象,引發審減風險,導致項目效益流失;

二是部分工程項目存在分包隊伍先進場后簽合同、合同文本不規范、先簽合同后評審、項目自主簽訂合同不上報上級企業審查、部分合同條款違反施工企業規定(特別是分包單價超施工企業限價及批價,含稅分包單價和不含稅分包單價兩種合同同時在一個項目出現)的現象,導致效益流失;

三是施工企業沿用的合同管理辦法未明確約定獎罰條款或者獎罰條款籠統模糊。

(二)管理建議

施工企業需進一步完善和細化違反合同管理的處罰標準,明確約定處罰條款;各工程項目部應嚴格按照施工企業的合同管理辦法、合同范本和項目標準化管理流程,嚴格合同評審、審批和簽訂,杜絕出借資質的分包合作模式和“點子”合同,防范因合同缺陷帶來損失;禁止分包單價超分包限價批價,防止給工程項目造成經濟損失,若無特殊書面報告經上級企業領導審批同意的,對相關責任人堅決執行責任追究。

四、加強履約保證金收取,確保合同的切實履行,防范債權債務風險,有效避免經濟損失

(一)存在的問題

施工企業的工程項目普遍存在分包合同、材料采購合同未約定履約保證金和約定了履約保證金但并未按合同收取的現象。在合同履行過程中,對方單位不嚴格履行合同,中途要求調價、補償的現象屢屢發生,因對方未繳納、未足額繳納履約保證金或履約保證金極低,使得我方缺乏有效制約手段,為避免因對方不履約可能帶來的更大損失,被迫接受對方的調價要求,部分單位陷入在原合同基礎上屢次調增結算單價的惡性循環,給施工企業帶來了較大的經濟損失。

(二)管理建議

各工程項目部項目經理牽頭,成本副經理督促,財會部監督,強化履約保證金收取工作,制定履約保證金的專項檢查和處罰措施,確保各類履約保證金收取到位,保障合同的切實履行,防范債權債務風險,有效避免經濟損失。

五、加強物資核銷工作,特別是要加強節超原因分析工作,將節超獎懲激勵機制落到實處

(一)存在的問題

一是部分項目對物資核銷的重視程度不夠,認為物資核銷只是走形式主義,導致項目物資核銷工作滯后,沒有達到預期效果,沒有真實反應物資的采購及消耗成本。主要表現在:核銷的資料不能按時上報施工企業物機部、主要物資的消耗管理工作不能有力推進,造成了項目乃至上級企業的物資核銷工作滯后;另外,部分項目涉及大包的部分,項目物機部未對大包隊伍領用的、購進的物資進行有效監管、核算,導致物資核銷不全面。

二是部分項目沒有對物資消耗的節超原因進行深入分析,即使進行了節超分析的項目,僅停留在簡單、不深入的表面形式上,更沒有提出合理化的改進方案及解決措施。

三是對于消耗量大的主材(如:鋼材、水泥、混凝土等)沒有進行合理的預算及限額領料,絕大部分項目很少建立物資材料庫房,對運送來的物資材料直接發放給分包隊伍,采取“零庫存”方式,“以領代耗”造成材料成本的浪費。

四是物資核銷的相關部門沒有形成聯動機制。在對項目進行審計中發現,大部分項目在物資核銷的工作中相互推諉,認為物資核銷工作只是物資部門自己的事,相關部門配合不積極,各部門之間信息不流通,環節的審核敷衍了事。沒有認識到物資核銷工作的關聯性及重要性。

五是部分項目物資盤點環節不嚴謹,流于形式,為應付上級檢查而做的盤點表;部分項目僅物機部兩名工作人員簽字,無其他部門或分管領導簽字,未實行內部牽制制度。

(二)管理建議

一是積極做好限額領料及物資盤點工作。對分包隊伍的材料發放必須要有項目工程技術部門出具的限量領料單,要有計劃、合理的分配物資材料而不是采購多少發放多少,充分考慮資金的流動及物資安全風險;物資盤點過程中,盤點內容不僅僅包括庫存的材料還需對已領未耗的材料進行盤點,盤點的人員需包括:物資管理人員、成本管理人員、財務稽查人員及施工現場主管人員等4人或以上現場簽認。

二是做好物資核銷結果的分析工作。各項目部在月度核銷報表結果出來時,物資部門應會同各相關部門對出現的不合理的消耗及庫存進行分析,,要弄清楚物資消耗的具體原因,對于出現的問題需進行及時整改,制定針對性措施,使物資消耗實時處于可控狀態,才能達到物資核銷的目的和要求。

三是加強物資核銷工作的宣傳、指導、監督及檢查力度。物資管理部門應加強物資核銷工作的宣傳力度,使各級領導及工作人員轉變觀念,認識到物資核銷工作對于材料成本及施工成本的重要性和緊迫性。各相關部門應積極參與、共同做好項目物資核銷工作。各上級物資管理部門應加大對項目的物資核銷工作的指導、服務,加緊對各項目物資核銷工作資料的收集、整理、分析及核實工作,進一步加強物資核銷工作的監督、檢查力度,確保核銷工作的真實性,切實控制主要材料的控制工作。

四是加強物資節超獎懲激勵機制,應明確將這一激勵機制寫進分包合同條款中,防止材料成本的浪費。

六、堵塞設備租賃管控漏洞,進一步完善設備使用量價管理制度

(一)存在的問題

實施項目管理標準化后,各在建項目不同程度地加強了設備租賃管理,分批次下達了設備租賃限價,但審計發現,一是部分項目普遍存在設備租賃限價不全,部分設備租賃單價是否合理缺乏判斷標準;二是缺乏設備使用定額標準,各項目部施工過程中,隨意租賃,臨租設備多,有的租賃合同甚至未報上級企業審批,且未與工作量掛鉤,設備租賃臺賬不健全,設備使用的合理性無法驗證;三是部分設備長期租賃,租賃費用遠高于設備購置原價。造成項目設備租賃量價仍未得到有效管控,存在效益流失風險。

(二)管理建議

施工企業牽頭組織相關部門,研究確定項目施工設備租賃的量價管控措施,明確項目設備使用數量或定額標準,進一步補充完善設備租賃指導價、限價,在勞務分包量價管控的基礎上,進一步完善設備量價管控機制;對長期需要租賃使用的機械設備,應由項目物機部負責人發起,成本副經理組織召開專題會議,論證購買與租賃的效益性,合理確定設備使用方式是采購還是租賃。

七、規范周轉材料、低值易耗品核算及核銷管理,防止資產流失

(一)存在的問題

無論周轉材料還是低值易耗品,各項目部普遍采用一次性計入項目部成本,未建立日常管理臺賬或臺賬不健全,計量不規范,周轉材料、低值易耗品處置時未分類,處置數量、類別不清晰,個別項目部的部分周轉材料、低值易耗品去向不明,甚至部分項目部的低值易耗品“公為私用”成了常態,導致資產流失。

(二)管理建議

項目部需進一步完善周轉材料及低值易耗品管理、核算制度。一是財務部門應嚴格按照會計制度對周轉材料、低值易耗品進行核算;二是物資管理部門應對周轉材料嚴格進行分類管理,明確責任人,建立健全分類管理臺賬,設定合理的損耗率,健全核銷流程,并定期與財務對賬,防止資產流失;三是綜合辦公室應對低值易耗品建立健全管理臺賬,明確領用人、單位價格、使用人,對日常耗材、遺失、損壞、報廢、移交等情況進行及時清理,防止資產流失。

八、加強稅務扣繳意識,有效降低和規避稅務風險

(一)存在的問題

一是項目部普遍存在勞務分包發票未取得,導致列賬依據不足的現象;二是在大包模式中,分包隊伍自行和材料商、租賃商達成采購租賃業務,未取得材料及租賃發票,而項目部對分包隊伍驗工計價總額中包含了材料及租賃費用;三是部分項目部仍然存在虛假發票現象;四是部分項目通過驗工計價代扣分包隊伍稅金后,財務卻以代扣稅金后的凈額列賬,造成故意偷稅漏稅行為。

(二)管理建議

一是在勞務分包合同中需明確,分包隊伍進場前需辦理外經證,未辦理的需開具勞務分包發票或項目部代扣;

二是項目部應嚴格按照上級企業下達的《項目管理策劃書》的要求對外進行工程分包,盡可能采用清包工的方式對外進行分包,對于專業分包合同、大包合同,應在合同總價中明確材料費和人工費各自占比或金額,不僅要按合同總額代扣專業分包、大包單位流轉稅及附加,還應要求專業分包、大包單位按合同約定的材料費比例或金額提供材料發票,達到專業分包、大包模式能取得材料費發票的目的,最大限度降低稅務風險;

三是項目部嚴格按《中華人民共和國發票管理辦法》第22條“不符合規定的發票,不得作為財務報銷憑證,任何單位和個人有權拒收”、第25條“任何單位和個人不得轉借、轉讓、***”規定,杜絕虛假發票現象存在,對單筆5,000元或以上發票,需形成發票真偽查詢記錄并建立健全臺賬;4.通過驗工計價代扣分包隊伍稅金,財務部門需進行列賬處理,真實反映代扣稅金痕跡,防范偷稅漏稅風險。

九、加強資金管理力度,防范資金安全風險,提高資金周轉率

(一)存在的問題

一是部分項目存在出借銀行賬戶現象,替業主過賬,涉及金額巨大;

二是大部分項目存在大額現金支付現象,違反《現金管理暫行條例》及《現金管理暫行條例實施細則》;

三是部分項目未及時繳納風險抵押金和上交資金收益,施工企業的責任成本制度執行力弱化;

四是部分項目的資金支付到非合同方的第三方賬戶上,引發資金支付風險。

(二)管理建議

一是嚴格執行中鐵二局股份施工企業《資金管理辦法》;禁止出租、出借銀行賬戶。對已既成事實的,需向業主索取承諾函,并做好解釋預案,防范資金安全風險;

二是嚴格按照《現金管理暫行條例》及《現金管理暫行條例實施細則》付款,原則上除支付民工工資或福利報酬類的費用外,均應通過銀行轉帳,禁止大額現金對外支付;

三是在責任成本管理方面,(1)施工企業應及時給項目下達《項目部全周期經濟承包責任書》,及時根據項目部訴求,合理調整責任成本;(2)項目部應嚴格按施工企業下達的《項目部全周期經濟承包責任書》履約,分期或一次性繳納風險抵押金;(3)項目應先上交資金收益,經調查確屬資金困難的,再由施工企業統一調劑資金;(4)及時對項目進行責任成本考核兌現,防止因久拖未決導致項目生產積極性下降;

四是禁止將項目資金支付到非合同方的第三方賬戶上,對于已發生或不可避免將發生的此類現象,需補充或完善資金支付書面授權委托書,防范資金支付風險。

十、加強收尾項目管理,加大雙清工作推進力度,確保“二次經營”取得成效

(一)存在的問題

一是收尾項目工程結算滯后。收尾項目普遍存在缺乏對整個工程項目的預算執行分析資料,有的竣工資料不夠完善,缺少計劃性,被動接受業主的結算,達不到預計工程結算的目標,不少項目被拖成虧損;收尾項目結算一般都要在一兩年以后,有的甚至長達三年以上,致使成本費用加大,工程款難以及時收回;

二是收尾結算影響施工企業“雙清”工作。每年施工企業收尾項目都有大量需要完成的“雙清”任務,造成“雙清”任務困難的主要問題:一是業主資金緊張;二是施工企業較多完工項目,審計結算遲遲下不來,沒有辦法收回款項;三是國務院下達的清理清收保證金文件,有些地方政府并沒有實行,造成保證金無法收回;四是老項目資金回收困難。可見,“雙清”工作與收尾項目的結算進度緊密相關,收款工作很大程度受結算進度影響;另一方面,對內末次清算及材料欠款需按合同支付,在資金收支過程中占用了施工企業的大量流動資金。

(二)管理建議

一是由施工企業收尾管理中心主責,施工企業工程部配合,督促收尾項目完善各類竣工交驗資料,做到各環節閉合。施工企業收尾管理中心加強對收尾項目的督促,盡早向業主報送驗工計價申報表,加強與業主溝通,早日取得末次結算結果;

二是由施工企業收尾管理中心主責,財會部配合,重點清理外部債權債務,并加強與業主溝通,盡早完成收尾結算,完成“雙清”任務,緩解資金壓力,確保“二次經營”取得成效。

十一、提升企業文化水平,樹立窗口形象;科學合理改善員工薪酬待遇,緩解人才流失嚴重的現象

(一)存在的問題

一是部分施工企業在企業文化方面,對外宣傳報道排名不理想,在各類社會媒體的正面曝光率低。整個施工企業企業文化氛圍不濃,怨言多,凝聚力大大弱化;

二是大部分員工薪酬待遇長期得不到改善,對企業忠誠度嚴重下降,特別是中層干部反映,工作量大、強度大、經常加班,不能按需休探親假、年休假,又不發放加班工資,頸椎病、腰椎病等職業病爆發率高,長期得不到正常休息,薪酬待遇又得不到適當提升,近幾年中層干部人才流失極為嚴重。

(二)管理建議

一是施工企業亟待出臺企業文化管理實施辦法或細則,樹立全面風險意識,提升風險管理理念文化,加強文化制度建設,規范風險管理制度文化,實施全程風險文化管理監控,構筑風險管理行為文化,推動信息化建設,提升風險管理技術水平;

二是無論施工企業本部還是各項目部,建議領導帶頭休假,確因短期內工作原因離不開工作崗位的,應實行部門輪休,按勞動法規定,確屬正常加班的,需發放加班工資。建議人力資源部牽頭,每年年底或次年初,對員工薪酬進行適當調整,激勵員工工作積極性和對企業的忠誠度,防止人才流失。



責編:白永倫
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